Was ihr für den Berufseinstieg können solltet
Ihr stolpert immer wieder über Stellenanzeigen, in denen (sehr) gute Office Kenntnisse verlangt werden? Ohne Computer geht heutzutage gar nichts mehr.
Aber was steht hinter den Formulierungen „gut“ oder „sehr gut“? Hier erfährst du, welche Kompetenzen du tatsächlich brauchst.
Welche Office Kenntnisse werden meistens verlangt?
Office ist ein Softwarepaket zur Text- und Datenverarbeitung und wird in fast jedem Betrieb eingesetzt. Es wird von der Firma Microsoft vertrieben. Die Software kann gemietet oder gekauft werden. Mit der Mietversion, sie wird als Microsoft 365 angeboten, erhältst du zeitnah die neusten Funktionen, die in einer Kaufversion nicht enthalten sind. Es lohnt sich, sich für die Mietversion zu entscheiden, da damit bis zu 6 Computer installiert werden können. Unter anderem sind darin die Textverarbeitung Word, die Tabellenkalkulation Excel, das Präsentationsprogramm PowerPoint und Outlook zur Verwaltung von Mails, Terminen und Kontakten enthalten. Die meisten Arbeitgeber setzen Kenntnisse dieser vier MS-Office-Produkte voraus. Das heisst, ihr solltet die Programme Word, Excel und PowerPoint kennen und die Kommunikation per Outlook abwickeln können.
Wie tiefgehend die Office-Kenntnisse sein sollten, kommt auf das Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle an. Zählen die tägliche Korrespondenz und einige administrative Aufgaben zu eurer Tätigkeit, reichen die üblichen Grundfunktionen der Programme Word, Excel (Briefe schreiben und formatieren, Funktionen für Vorlagen, Tabellen und Verzeichnisse nutzen können) und Outlook meistens aus. Diese Standardaufgaben, wie unter anderem Geschäftsschreiben erstellen, solltet ihr ohne Einarbeitung routiniert erledigen können. PowerPoint wird in Jobs gebraucht, in denen Dinge visuell aufgearbeitet werden müssen - etwa für internes Infomaterial und Präsentationen. Aber es gibt zahlreiche Jobs, bei denen Grundwissen nicht reicht.
In welchen Bereichen gibt es speziellere Anforderungen?
Weitergehende Office Kenntnisse werden in vielen Bereichen benötigt. Aus der Stellenanzeige könnt ihr die Wichtigkeit der Skills dadurch ablesen, dass Computerkenntnisse als eine der ersten Anforderungen genannt werden, und mit “sehr gut” oder “hervorragend” versehen sind.
Spezialkenntnisse in Excel benötigt ihr etwa im Bankenwesen, in der Buchhaltung, im Controlling, im Einkauf, in der Logistik, der Produktionsplanung und -steuerung, im Supply-Chain-Management oder in der Verwaltung. In diesen Bereichen wird auch die Datenbank-Software Access verwendet, Access-Kenntnisse werden allerdings seltener gefordert.
Spezialkenntnisse in PowerPoint solltet ihr haben, wenn ihr im Vertrieb, im Marketing, der Immobilienbranche, der technischen Systemplanung oder im Produktdesign arbeiten wollt.
Wichtiger als die Branche ist die Position. Gehört es etwa zu euren Aufgaben, Unterlagen termingerecht ansehnlich oder druckfertig aufzuarbeiten, werdet ihr keine Zeit haben, um zu suchen, wie sich etwas formatieren oder konvertieren lässt. Ihr müsst es aus dem Effeff wissen.
Der Unterschied zwischen guten, sehr guten oder gar exzellenten Office Kenntnissen ist dabei nicht klar definiert. Als Spezialkenntnisse können in Excel Gültigkeitsregeln/Formeln zu erstellen, Gruppieren, Filter, Pivot-Tabellen, Sverweis-Funktion (Index/Vergleich), manchmal auch VBA angesehen werden. In PowerPoint wiederum zählen Formatieren, Folienmaster erstellen, individuelle Layouts, Import und Verknüpfung von Daten aus Excel, OLE-Objekte einfügen dazu.
Übrigens, nicht nur die Kenntnis der Funktionen, sondern auch das Tempo, mit dem sie ausgeführt werden, spielt bei der Abstufung zwischen guten, sehr guten oder gar hervorragenden Skills eine Rolle. Unter Umständen erscheinen euch diese Skill aber gar nicht so besonders, weil ihr sie bereits beherrscht. Falls nicht, könnt ihr sie euch aneignen.